Refusionsblanketter

Word
Google docs
PDF

Se guide for udfyldelse i Google Docs via smartphone her.

Guide til refusion

For at få refunderet dine udgifter fra Dansk ICYE skal du udfylde en refusionsblanket, indsætte billeder af relevante bilag og gemme som PDF.

Den udfyldte refusionsblanket sendes til Dansk ICYE’s sekretariat med bilagene indsat i samme fil.

Det gøres således:

  1. Udfyld dit navn og din adresse øverst på blanketten.
  2. Beskriv hvad du skal have refunderet: navn på arrangement, by og dato
    1. Har du brugt egen bil, og kan du få refunderet kørsel for det pågældende arrangement, skal du vedlægge et billede af ruten fra Krak eller Google Maps, hvor antal km tydeligt fremgår. Du skriver også km antallet i feltet på blanketten, hvor dette er relevant.
  3. I næste kolonne, “Beløb”, skrives beløbet ud for det relevante felt
  4. Til sidst skriver du navnet på din bank, dit reg. nr. og dit kontonummer.

Vær opmærksom på:

  • Bilag indsættes i samme rækkefølge som de er beskrevet i refusionsblanketten.
  • Billederne af kvitteringerne skal vende rigtigt (ikke på hovedet eller på siden) og være store og læsbare, så beløbene er tydelige at se på kvitteringen.
  • En tydelig beskrivelse af arrangementet: navn på arrangementet og dato. Evt. i hvilken lokalforening arrangementet har fundet sted.
  • Dansk ICYE refunderer ikke pladsreservationer, parkeringsbilletter eller parkeringsafgifter.

Læs mere om hvad der kan refunderes under Retningslinjer for refusion.

Transportguides

Transportmuligheder (docs)
Rejsekorts selvbetjening (docs)

Retningslinjer for refusion

Transport i Dansk ICYE

  • Alle frivillige i Dansk ICYE rejser med offentlig transport på standard. Rabatordninger som ungbilletter, orangebilletter og lignende benyttes i så vidt muligt omfang
    • Bemærk, at det også er muligt at benytte f.eks. GoMore eller ekspres busruter mellem de større byer i Danmark til en favorabel pris. Se bl.a. Flixbus eller Pendulfart
  • Pladsbilletter refunderes ikke – med mindre du befinder dig i samme bus/tog i mere end to timer
  • Personer under 26 år kan benytte sig af et ”Rejsekort Ung” for at få rabat på offentlig transport. Er du under 25 år eller studerende, kan du bruge Ungdomsbillet hos DSB. Undersøg altid, om en Orangebillet er billigere.
  • Ved kørsel i egen bil betales 1,50 kr. pr. kørt km. Rute dokumenteres via Krak eller Google Maps
  • Du får tilskud til de passagerer du har med. Tilskuddet udgør 50 kr. pr. passager du tager med hver vej, når følgende er opfyldt:
    • Passageren bor mere end 70 km fra arrangementet
    • Opsamlingsstedet er mere end 70 km fra arrangementet

Bemærk, at i forbindelse med lejre regnes der ud fra afstanden i forbindelse med passagerer til enten Fredericia eller Odense, hvor ICYE busserne opsamler passagerer. Tilskuddet udløses både på ud- og hjemtur. Har du f.eks. samme person med fra Aalborg til Gadsbølle og tilbage igen, får du i alt 2 x 50 kr. i tilskud for den ene person. Når du indsender refusionsblanket skal du angive hvem du har haft med, samt hvor du har samlet op.

Forplejning

  • Der kan refunderes udgifter til forplejning til møder/arrangementer, såfremt dette er budgetteret eller godkendt af bestyrelsen/forretningsudvalget.

Følgende beløb er vejledende i forhold til arrangementer gennem landsorganisationen (Lokalforeninger har eget budget og retningslinjer):

  • Til møder/arrangementer på under tre timer kan der købes forplejning for højst 70 kr. per person
  • Til heldagsmøder/-arrangementer på over 3 timer kan der købes forplejning for op til 150 kr. pr. person
  • Forplejning til sociale aktiviteter uden fagligt indhold bliver som udgangspunkt ikke refunderet, men dækkes af deltagerne selv
  • Der gøres i så høj grad som muligt brug af økologiske fødevarer
  • Udgifter til alkohol refunderes som udgangspunkt ikke

Deltagergebyr

  • Ved deltagelse i sociale arrangementer kan ikke-medlemmer betale et deltagergebyr, der dækker de faktiske omkostninger

Indsendelse af refusionssedler

  • Refusionssedler og bilag (kvitteringer, billetter, rutekort, osv.) sendes til sekretariatet: Klosterport 4X, 3. sal, 8000 Aarhus C eller mailes (scan) til Randi på [email protected] Dette skal ske hurtigst muligt og senest to uger efter arrangementets afholdelse
  • Bilag indsættes i refusionsblanketten på siderne efter formularen som tydeligt læselige scan, billeder eller screenshots. Se guide i værktøjskassen.
  • Kvittering for Rejsekort: Benyt dig af Rejsekort Selvbetjening. Log på og vælg ”Mine rejser”. Klik på ”+” ved rejsen og vælg dernæst ”Udskriv denne rejse” i bunden af detaljevisningen. Print eller gem denne visning. Således kommer alle relevante informationer med inklusiv dit navn. Se guide i værktøjskassen.
  • På refusionssedlen angives også (kort) hvad formålet har været, dato og evt. udvalg, lokalforening eller navn på de involverede – f.eks. ”Møde, 10. januar, CCT” eller ”KP-møde, 25. august, Anna og Pedro”

Dispensation

  • Man kan til enhver tid ansøge bestyrelsen om dispensation fra disse retningslinjer

Ovennævnte retningslinjer gælder for alle udvalg og grupper i Dansk ICYE. Lokalforeninger har eget budget og bestemmer suverænt retningslinjerne for deres egne arrangementer. Se beskrivelse af specifikt arrangement eller kontakt lokalforeningen for at få yderligere information.

Regler og satser for passagerer i bil

Hvis du kører i egen bil til arrangementer eller lejre i Dansk ICYE, giver vi udover kilometerpenge (1,50 kr. pr. kilometer) tilskud til de passagerer du har med.
Tilskuddet udgør 50 kr. pr. passager du tager med, når følgende er opfyldt:

  • Passageren bor mere end 70 km fra arrangementet
  • Opsamlingsstedet er mere end 70 km fra arrangementet

Bemærk at i forbindelse med lejre regnes der ud fra afstanden til enten Fredericia eller Odense, hvor ICYE busserne opsamler.

Tilskuddet udløses både på ud- og hjemtur. Har du f.eks. samme person med fra Aalborg til Gadsbølle, og tilbage igen, får du i alt 2 x 50 kr. i tilskud.
Når du indsender refusionsblanket skal du angive hvem du har haft med, samt hvor du har samlet op.

Kontakt sekretariatet, hvis der er spørgsmål.